紙の付箋は危ない!? タスク管理ツールはこう使いこなせ

 オフィスでの個人情報の扱いが厳しくなっている昨今。かつてオフィス用品の定番と言われていたものがリスクに変わりつつある。

紙の付箋は危ない!? タスク管理ツールはこう使いこなせ 紙の付箋もその一つだ。取引先の電話番号や取引事項が書かれた付箋を紛失したときのリスクは大きい。いまや、PCやスマホにデータを集めておいたほうがよっぽど安全、と言われるほど。

 複雑なタスク管理ができるものから使い勝手がよいツールまで、無料で利用できるサービスを紹介しよう。

◆現在使用中の紙の付箋をどうにかするか

 まず、紙の付箋をPCデスクトップ上のポストイットに書き換えるところから始めよう。

 Windowsなら「付箋」、Macなら「リマインダー」がそれぞれデフォルトで入っている。もっともシンプルな方法だが、いままで紙の付箋で足りていた人にはこれが一番ラクだ。

 なお、Macの「メモ」はWindowsの「メモ帳」と似ているが、付箋のようにデスクトップに表示させることも可能。さらに色や文字の大きさを変えたいと思ったら、フリーの付箋ツールに移行してもよいだろう。

◆付箋を進捗順位に並び替える

 タスク管理において発生する問題として、手をつけていないタスクとやりかけのタスクがごちゃ混ぜになってしまうことが挙げられる。そこで、進捗具合によって付箋を移動できるツールが重宝される。

タスク管理ツール「Jooto」

Jooto

 タスク管理ツール「Jooto」は「着手してないもの」「やりかけのもの」「誰かに確認中のもの」「完了したもの」など自分で進捗項目を登録でき、項目ごとに付箋を並び替えることが可能だ。

 シンプルかつ直感的に使えるため、ITにあまり強くなくても使いやすい。

◆外出中は、スマホにタスクを覚えてもらう

 PC上の付箋に慣れてきたら、次はスマホを活用しよう。

 外出中、少し気になることや、やるべきことを思いついたときに便利なのがTO DOリスト管理アプリ「wunderlist」。

TO DOリスト管理アプリ「wunderlist」

wunderlist

 シンプルだがリマインダー登録ができるため、終業時間にリマインダー表示の設定をしておけば、忘れずに外出中に登録したタスクの整理を行うことができる。

 また、PCとスマホアプリが同期できる点もポイントだ。

◆より複雑な処理は本格タスク管理ツールで

 付箋形式のタスク管理に慣れてきたら、より複雑なタスクもデジタル上でやってみよう。

 プロジェクト管理ツール「Backlog」は、作業計画やスケジュールが一目でわかるガントチャートやプロジェクトごとの進捗管理が行える。

プロジェクト管理ツール「Backlog」

backlog

 機能が盛りだくさんのため、すべて使いこなす必要はない。誰かと進捗状況を共有することにも向いているツールなので、自分が使いこなせるようになったら他のメンバーにもすすめられる。

 最後に、本記事で紹介したツールを使った実践例を紹介しておこう。

①頼まれた仕事はその場で付箋ツールに書き込む
②すぐできるものはそのまま付箋ツール、翌日以降になるものは「Jooto」
③1週間で終わらないものやスケジュールを組み立てる必要のあるものは「backlog」
④外出先や家で発生したタスクは「wunderlist」でリマインダー設定。会社など室内に入ったら確認する

<文/日刊SPA!取材班>

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