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コクヨ部長も名刺管理はデジタルだった

「日々たまっていく名刺……どう管理したらいいのか?」というのはビジネスマン共通の悩み。名刺フォルダで名前順や会社ごとなどに分けるといったアナログ管理はもう古い!? 名刺をデジタル管理することで、単に効率化するだけではなく、ときには仕事を生み出してしまう人たちがいるのだ

◆仕事の案件ごとに名刺も資料もメールもすべて一緒に管理
コクヨS&T@Tovas 事業開発部ネットステーショナリープロジェクト部長 
山崎 篤(39歳)

 コクヨといえば、名刺ホルダーなどの整理グッズも扱う国内大手の文具メーカー。やはり名刺管理もアナログ派が多いのかと思いきや、「そういう社員もいますけど、私は以前からデジタル管理をしています」と、コクヨでクラウドサービスの仕事に携わる山崎篤氏。

CamiApp

名刺読み取りシート。撮影時の歪みも補正する

 同社では昨年、手書きノートをデータ保存できるスマホ用アプリ『CamiApp』の無料配信を開始。山崎氏はこれに対応した「trystramsダイアリーライフハック」の付属品「名刺読み取りシート」を使って名刺を撮影し、保存している。

「これなら、出先でも簡単に保存できますし、個人で使うにはこれで十分だと思います。でも、年賀状を送るとか、まとめて何かやることができないため、名刺がたまったら業者に頼んでデータの入力をしてもらいます。大体1枚約10円くらいです」

 デジタル化した名刺のデータは、職場内での共有用と個人用、2つの方法で保存している。

「業務上、プロジェクトチームのメンバーには情報を共有する必要があるからです。だから、あくまでチーム向けのデータベース。私が仕事をするうえで使っているツールというわけではありません」

 個人的にはクラウドサービスの「エバーノート」を活用。1年ほど前からデジタル化した名刺をはじめ、仕事上のさまざまな資料をここで管理しているという。

「フォルダ別に整理できるため、案件ごとに資料やメールなどと一緒に名刺も保存できるんです。以前はデジタル化した名刺を全部同じ場所に保存していたので、いざ必要になったときに探すのが大変でした。でも、これならどこにあるのかわからなくなることもありません。今は自分にとってこれが一番やりやすい方法ですね」

スケジュール

仕事のスケジュールもモバイルで管理。iPhoneは3台所有している

― 革命的!名刺デジタル活用術【2】 ―




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