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チームラボ猪子寿之氏のデジタル名刺管理術

「日々たまっていく名刺……どう管理したらいいのか?」というのはビジネスマン共通の悩み。名刺フォルダで名前順や会社ごとなどに分けるといったアナログ管理はもう古い!? 名刺をデジタル管理することで、単に効率化するだけではなく、ときには仕事を生み出してしまう人たちがいるのだ

◆「名刺のデジタル化と情報共有」で、時間のロスを極力減らす
チームラボ代表 猪子寿之(35歳)

猪子寿之

書類は基本デジタル化。おかげで猪子氏の机回りは綺麗さっぱり

「基本的に移動が多いから、いつでもどこでも名刺データの入力と呼び出しをできたらいいなって思って。それで半年くらい前から名刺の管理法を変えたんですよね」

 そう語るのは、ウルトラテクノロジスト集団、チームラボ代表の猪子寿之氏。同社では交換した名刺をデジタルデータに変換。一元管理を行い、情報共有などに活用しているという。

「『名刺読み取り革命』っていう管理ソフトを使っているんだけど、クラウド上で動かせないから、ソフトをインストールした社内サーバーを仮想クラウド状態みたいな感じにしているの。これなら、ネットさえあれば海外からでも情報にアクセスできるし、常に同じことができるような環境がつくれるよ」

名刺

名刺のデータ化は月間1000枚超。1週間で名刺BOXは満杯に

 その利便性は、いつでも情報にアクセスできるだけにとどまらない。秘書の大木絵美さんいわく、「役員や広報など外部の人と接触する機会が多い社員たちが交換してきた名刺のデータを、入力します。その情報を共有することで、誰がいつ、どの場所で、どのような理由で会ったのかなどの情報がすぐにわかります。その結果、社員同士の情報交換がすごく効率化されましたね」

 この情報は社内の人間であればアクセスできるという。

「猪子が過去に名刺交換をした方と、社内の人間がお会いする際、弊社との関係を事前に知ることができ、猪子に確認を取る手間もなくなりました」(大木さん)

 このほかにも便利な活用方法があるという。

「データ化した名刺の情報に“タグ”が付けられるんです。タグにはアート、メディアなどカテゴリーが付いていて、検索もしやすいです。プレスリリースを送る際、特定のタグがある人だけを選択して、メールを送ることもできます」

 こうした名刺のデジタル化・共有化によって、業務が簡略化されるだけでなく、仕事が特定の人だけにブラックボックス化しないのも利点だそうだ。

名刺

名刺入力の微調整は、最終的にマンパワー

― 革命的!名刺デジタル活用術【1】 ―




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