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「スケジュール管理はデジタル、メモは手書き」が最強

さまざまなところで手帳術の特集が組まれており、その活用術には感心する。だが実際、第一線で活躍する著名人たちは本当に手帳を使っているのだろうか。その疑問を投げてみたところ、全員に共通していたのは、デジタル化に移行していたこと。さらに、その使い方は実に合理的だ。これぞリアルなビジネスマンの手帳活用術。賢人たちの管理の中身を学べば、2013年は飛躍できるかもしれない!

◆スケジュールはオンライン共有。複数のブッキングも管理しておく

河野英太郎氏

河野英太郎氏

 大手外資系企業で多くの部下を率いて巨大プロジェクトを進めるエリートサラリーマン河野英太郎氏。重要ポジション故に「仕事はすべてクラウド管理」だという。

「当社製品のグループウェアソフト『IBM Lotus Notes』を使っています。会議などは、私のスケジュールを確認したうえで、会議主催者やサポートの方が記入してくれるので、自分で予定を調整する手間も省けます。たとえ、ほかに重要な予定が入ってしまい、その会議に参加できなくなったとしても、予定をそのまま被ったままにおきます。自分が参加しなくても、会議の存在を認識しておけば、後で参加者に議事録をもらえばいいこと。ポジションが上がれば上がるほど、会議や予定も増えてくるし、自分が参加できないことも多い。いちいち確認し合っている時間もないし、予定が変わることも当たり前なので、この共有の管理は非常に効率的です」

 企業によって情報共有サービスはさまざまだろう。Googleカレンダーなどでも同じ用途は果たせる。

「ちなみにメールもカレンダーもスマホと同期させているので、外ではスマホで確認していますね」

 やはり完全デジタルか……と思いきや、まったく紙を使わないわけではないという。

「タスクなど、思いついたアイデアはノートのほうがいいですね」とのことで、ちょっと安心。ちなみに河野氏は、本業の傍ら、執筆活動や学業に勤しんだり、おまけに家族サービスもきっちりこなしている。これだけ忙しいのにどのようにして管理しているのか。

「例えば、勉学に充てる時間帯や子供の誕生日といったイベントは共有せずに記入しています。そこには絶対に仕事を入れ込まないように調整しているんです」

 エリートはプライベートも超エリートなのだった。見習いたい。

IBM Lotus Notes

「IBM Lotus Notes」。予定の被りもブロック表示でわかりやすい。河野氏は、これを「テトリス」と呼んでいるという

【河野英太郎氏】
日本IBMグローバル・ビジネス・サービス事業専務補佐兼GBSコンピテンシー開発担当マネジャー。著書『99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ』は31万部突破

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