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「手帳は必要なし!」スケジュールはデジタルで管理せよ

さまざまなところで手帳術の特集が組まれており、その活用術には感心する。だが実際、第一線で活躍する著名人たちは本当に手帳を使っているのだろうか。その疑問を投げてみたところ、全員に共通していたのは、デジタル化に移行していたこと。さらに、その使い方は実に合理的だ。これぞリアルなビジネスマンの手帳活用術。賢人たちの管理の中身を学べば、2013年は飛躍できるかもしれない!

◆美魔女の仕掛け人が使いこなす超効率デジタル手帳術とは?

山本由樹氏

山本由樹氏

「美魔女」のキーワードを世に生み出した、女性誌『美ST』の元編集長である山本由樹氏。現在は新出版社・giftの代表取締役として、新雑誌の創刊に向けて、超多忙な日々を送っている。そんな山本氏の時間管理術とは?

「現在、手帳として使っているのは、Googleカレンダー。スケジュールはすべて、iPhone、iPadで管理しています」と語る山本氏。実際にカレンダーを見せてもらうと、30分刻みにアポイントの予定が入っているという過密スケジュールぶりだ。

「カレンダーは社内の人間と共有。書き込み権限も与えているので、アポも勝手に入れてもらいます。こうすることで、いちいち自分のスケジュールに関しての問い合わせが入る手間を省いているんです」

 他人とカレンダーを共有することで、問い合わせのロスを減らす。多数のアポが入る立場のある人間だからこその管理術ともいえる。

「基本、会議のメモなどもiPadで取ります。ロジクールというiPadのキーボードアクセサリを使用しているので、タイピングも楽。PCを持ち歩いているのと、ほぼ変わらない。さらに、打ち合わせの資料や気になったことなどのメモはすべて、エバーノートやDropboxに入れています」

 エバーノートとは、クラウド管理できるドキュメント管理サービス。Dropboxは、ネット上に大容量のファイルを保存できるオンラインストレージサービスだ。

 しかし、時にはペンでメモを取るときもある。そのときには、スマホ対応ノートのSHOT NOTEを使っているのだとか。

「SHOT NOTEは、書き込んだデータを専用のアプリで撮影すると、ノートの画面ぴったりにデータが取り込めるんです。ここで撮影したデータも、エバーノートにUP。また、メールもすべてGメールに同期させ、すべてどこからでも読むことができるようにしています。移動時間やちょっとしたスキマ時間を使って、どんな情報も、いつでも電子端末から見られるように設定しています」

 現在でこそペーパーレスな生活を送る山本氏だが、かつては、ずっと紙の手帳を使っていたという。

「年まで12年間ずっとイギリスの手帳『レッツダイアリー』を使い続けていました。付箋の色でプライベートや仕事の予定を分けてみたり、いろいろと使い方を模索していたんですけど、PalmやCLIEなどPDA(情報電子端末)の電子手帳が登場してから、デジタルに移行しました。アポイントが増えるほど、紙では管理しきれないし、それ以外のこともすべてデジタルにすれば楽ですね」

 スケジュールだけでなく、あらゆるデータを一元化し、ロスを減らす。……でもここまで忙しくないよ!という方も参考になることは多いはずだ。

【山本由樹氏】
幻冬舎の見城徹氏、サイバーエージェントの藤田晋氏、プロデューサー秋元康氏が参加する新会社・gift代表取締役。元『美ST』編集長。現在、新雑誌『DRESS』の創刊を準備中。著書に『「欲望」のマーケティング』がある

― 超多忙ビジネスマンに学ぶ 革命的!手帳の活用術【3】 ―

欲望のマーケティング

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