今や、メールは日本人の基本的なコミュニケーション手段のひとつ。しかし、書く機会が増えた分だけ、「正しいメールの書き方」に頭を悩ませている人も多いのではないだろうか。今回はビジネス編「断りメール」のポイントを解説する。 ◆「それなら仕方ない」と思わせる断りメール 　断りメールでは、どこに「ゴール」を置くかが問題。今後も良好な関係を続けたいなら、たとえ無理な注文であっても、「本当はやりたかったのに」という気持ちを入れること。もし大切なビジネスパートナーなら、最後に「2、3日余裕をいただければ」といった期限延長の交渉や、ときには「弊社ではなくB社なら対応できるかも」などの“代案”を示すのもアリだ。 ◆長文メール例 ―――――――――――――――――――――――――――――― 件名：「●●●」のご依頼について □□様 いつもお心づかいいただきありがたく思います。 ○×社企画部のSPA！太郎です。 この度は弊社にお仕事のご依頼、誠にありがとうございます。 ご期待に応えるべく社内で日程を調整してみました。 しかしながら、ちょうど今の時期は弊社に時間の余裕がなく、 ご指定の期日だと御社にご満足いただける結果を出すのが難しい。 それが正直なところでございます。 これではせっかく弊社をご指名いただいたのに、 かえって□□様にご迷惑をおかけすることになってしまいます。★ポイント1 何卒ご容赦ください。 日頃からお世話になっております□□様と ご一緒できないのが本当に残念です。★ポイント2 もし期限に2日ほど余裕をいただけるなら、 ご希望に応えることもできるかと思います。 ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――――――――――――― ★ポイント1：「かえって迷惑をかけてしまう」と書くことで、「あなたのためにも」というニュアンスを加えることができる。これだけで印象はずっと良くなる ★ポイント2：今回は断るといっても、相手は今後も関係が続くビジネスパートナー。必ず「本当はやりたい」という気持ちを伝えよう。次のチャンスに繋がるぞ ◆変化球メール例 『無念です！』 文章全体から「やりたくてもできない」悔しさがにじみ出ていて、この人なら次回も相談してみようという気になった（30歳・IT） 『でも、これでいいご縁ができました』 初めて仕事の相談をしたが、日程が合わずNGに。それでも、ひと言あったおかげで「いつか一緒に」と思えた（37歳・デザイナー） 『猫の手も借りておりますが、間に合わず……』 思わず、「じゃあ仕方ないですね（笑）」と返信してしまった。ただ「忙しい」と言われるより、ずっと悪い気がしない（33歳・飲食） 【平野友朗氏】 アイ・コミュニケーション代表。日本初のビジネスメール教育事業を立ち上げる。著書に『ビジネスメールの常識・非常識』など多数。長文メール例は平野氏の監修によるものです ― 10分で激変！デキる男になる［メール文章講座］【3】 ―