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「真っ先にやらねば!」と思わせる催促メールのコツ

今や、メールは日本人の基本的なコミュニケーション手段のひとつ。しかし、書く機会が増えた分だけ、「正しいメールの書き方」に頭を悩ませている人も多いのではないだろうか。今回はビジネス編「催促メール」のポイントを解説する。

◆「真っ先にやらねば!」と思わせる催促メール

平野友朗氏

平野友朗氏

 まず、急ぎの確認はメールではなく電話で一報を入れることが大前提。メールだと届かなかったり、迷惑メールフォルダに入ってしまうこともあるからだ。そのうえで、どれだけ案件が重要なのか説明する。

 注意点は「予定」などのあいまいな表現を使わないこと。人はメールの文章を都合良く解釈するので、要求が正しく伝わらないこともあるぞ。

◆長文メール例
――――――――――――――――――――――――――――――
件名:●●の納品のご確認

□□様

○×社企画部のSPA!太郎です。

お電話いたしましたが、ご不在のようでしたので、
メールにてご連絡いたしました。
★ポイント1

お願いしていたプレゼン資料の進捗はいかがでしょうか?
納期が過ぎてもご連絡がないので、心配しております。

スケジュールが厳しい納期を設定し、申し訳ございません。
今回のプレゼンは私にとって、非常に大切な案件です。
私も徹夜を覚悟して、□□様の納品をお待ちしております。
★ポイント2

21時までに一度、納品のお時間をご連絡ください。

ご理解とご協力、よろしくお願いいたします。
――――――――――――――――――――――――――――――

★ポイント1:急ぎの催促はメールの前に必ず電話すること。メールでなんでも済ませようとすると、「本当はまだ余裕があるのでは」と相手に誤解されることも

★ポイント2:仕事の重要さをきちんと説明しよう。それから「自分も最後まで寄り添います」という気持ちを伝えること。相手の非を責めるような表現はNG

◆変化球メール例

『首を長~~~~~~~~~~くして待ってます!』
会議資料の作成に手間取り、上司からメール。これ以上延ばしたら社内の立場がまずくなると感じ、徹夜で必死に仕上げた(30歳・食品)

『はやくくださいm(_ _)m お願いしますm(_ _)m』
普段は真面目なメールしか送らない上司が急に顔文字を使ってきたので、ギャップが怖くなって仕事を早めてしまった(28歳・通信)

『そちらに行って手伝いましょうか?』
締め切りを過ぎているときにこのひと言。来られたら本当はまだやってないことがバレるので、慌てて作業を進めた(33歳・出版)

【平野友朗氏】
アイ・コミュニケーション代表。日本初のビジネスメール教育事業を立ち上げる。著書に『ビジネスメールの常識・非常識』など多数。長文メール例は平野氏の監修によるものです

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