よかれと思って、円などの単位やマイナスを表す「▲」、桁区切りのカンマを手入力する人がいる。これは絶対にNG。せっかく入力したデータを集計できなくなってしまうのだ。 　単位や桁区切りをExcelの機能で表示させることができるので手入力しないように。マイナスの場合も集計できるように「-」記号を使うこと。 　スペースや改行で体裁を整えているExcelも見かけるが、せっかくのデータを台無しにしてしまっていることに気がついて欲しい。例えば、地域名に「四日市市」があるので「津市」と入力すると見た目のバランスが悪いと感じ「津　　市」とスペースを入れてしまうと、「津市」で検索できなくなるのだ。 　何かどうしようもない理由でスペース整形した文字を使わなければならないなら、検索するための別のコードを新規列に用意しよう。 　行や列に空白の行列を挟まないこと。データが分断されていると、その部分までしか認識されないことがある。データは行も列も連続させなければならない。 　カテゴリーが変わる部分をわかりやすくしようという気配りから空白行を入れてしまうケースを見かける。データを活用する際、誰かがその空白行を削除しなければならないので、余計な手間を増やさないようにしたい。