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その出社、必要?メールしか使えない上司が、テレワークをダメにする

 新型コロナウィルスの感染防止のため、リモートワーク(テレワーク)が広がっている昨今。だが、上司が「やっぱり会議は顔を合わさないと」とか、「メールでやりとりするのは面倒くさい」というタイプだと、出社せざるをえなかったりする。
マスク会議

画像はイメージです

 グーグルが4月3日に発表した、スマホの位置情報データを使った世界131ケ国の移動データ分析(※)によると、日本で職場に行った人は普段のわずか9%減。外出禁止令が出ている米国では38%減、イタリアでは63%減なのに対して、日本は“外出自粛”であり職場に行く人が多いという結果だ。 (※2月16日―3月29日の外出状況を、今年初めの5週間と比較) 「会社に行かないと、仕事はうまく回らない」という日本的感覚は、本当なのだろうか?(店舗や現場に行かないと仕事にならない業種は別として)

リモートワークでも成果を上げるキモは、オンラインツール

 実は、何年も前から、リモートワークを含む自由な働き方で、成果をあげている会社がある。それは、グループウェアなどを手がけるIT企業「サイボウズ」である。同社の有名なオウンドメディア「サイボウズ式」編集長の藤村能光氏は、著書『「未来のチーム」の作り方』で、オンラインツール(slack、Chatworkなど。サイボウズの場合はキントーン)を使ってチームワークを作るノウハウを明かしている。 未来のチームの作り方 「働く時間と場所は自分で決めていい」という同社。「サイボウズ式」編集部員も、東京で適宜リモートワークの人、地方在住で月1回しか出社しない人、複業をしている人など、多様にもほどがある。だが、オンラインツールを活用することで、自由とチームワークは両立するというのだ。  そこで、『「未来のチーム」の作り方』で明かされたノウハウを紹介しよう。もし、slackなどのツールを導入したのに、上司がメールしか使えない…といった職場なら、ぜひ参考にしてほしい(以下の文章は藤村能光氏による)。

社内メールって本当に必要ですか?

 メールは仕事に欠かせないツールであり、もちろん、僕も「社外の人」に連絡をする場合は、メールを使います。  ですが、「チーム内のコミュニケーション」という観点でメールについて考えると、そこには明確な弱点があります。メールは基本的に1:1のやりとりがメインのコミュニケーションツールです。もちろんCCやBCC、メーリングリストの機能を使えば複数人ともやりとりできますが、大きなプロジェクトなど多くのメンバーが参加する業務でメールを使いだすと、途端に業務効率が落ちます。
藤村能光氏

サイボウズ式編集長の藤村能光氏

 メールを使う場合、例えばプロジェクトの担当者が、別の担当者にメールを送り、主担当者ではない人にはCCで送信することが一般的です。そして、メールアドレスに追加されていない人はこのやりとりを直接見ることはできません。  また、たとえ宛先に関係者全員を入れた場合でも、その情報が関係者全員にとって必要なものではない場合があります。要するに、情報の送り手と受け手が、対等ではない状態です。

オープンなツールを使うメリット

 一方で、ほかのコミュニケーションツール(slack、Chatworkなど。サイボウズの場合はキントーン)を使う場合を考えてみます。  コミュニケーションツール上にプロジェクトに関する掲示板を作り、メンバーを招待します。各メンバーはコミュニケーションツールにアクセスし、誰もが掲示板に意見や情報を書き込んだり、参照したりできます。もし、特定の人に対して通知をしたい場合は、宛先を指定(メンション)することも可能です。  そして、掲示板上ではこのプロジェクトに関するすべてのやりとりが集約されていきます。メールのように一通ごとに情報を送り合うのではなく、掲示板のようにやりとりの場を集約していくことで、「メールを送った、送らない」、「見た、見てない」という問題は解消しやすくなります。
サイボウズ式

「キントーン」のトップ画面。テーマごとに「スレッド」が立てられ、チームの情報共有が集約されている

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チーム内に「情報格差」は絶対につくらない
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「未来のチーム」の作り方

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