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新型コロナで注目のウェブ会議。スカイプよりも便利なオススメのサービスは?

 会議が大好きな日本企業では、連日膨大な数の会議が行われており、会議室の取り合いが起きている企業も多かった。そんななか、新型コロナウイルス感染の拡大に伴い、不要不急の会議をやめようという風潮になると会議が激減。代わりにウェブ会議の注目度が急上昇中だ。  テレビ会議システムと聞くと、数百万~1000万円くらいかかるイメージを持っている人も多いが、実は今は無料でスタートできるようになっている。例えばウェブ会議サービス「Zoom」なら、本格運用する場合でも月間1500~2500円程度と、企業が利用するサービスとしては激安だ。

「Zoom」のウェブサイトから、「ミーティングを開催する」から「ビデオはオン」をクリックする

ウェブ会議には「スカイプ」よりも「Zoom」のほうが便利な理由

 ウェブ会議のメリットは数多い。まず会議室が不要になる。そこに集まる人たちの移動コストもなくなる。電車代だけでなく、移動時間が浮き、そのぶん、ほかの仕事に費やせるというのも大きい。ビジネスで利用しているPCやスマホで参加できるので、最初の設備投資もかけずに済む。  無料で使えるテレビ電話としては「スカイプ」や「FaceTime」といったサービスもあるが、これらは参加者全員がアカウントを取得しなければならないのが面倒。その点、「Zoom」なら参加者はアカウントを作成する必要さえない。  何はともあれ、さっそくウェブ会議を開催してみよう。  まず、開催者はPCのブラウザで、「Zoom」のアカウントを作成し、ソフトをインストールする。ソフトを起動して新規ミーティングを作成したら、「招待」をクリック。「URLのコピー」をクリックしてコピーし、メッセンジャーやメールにペースとして参加者に送信する。  参加者は受け取ったURLを開き、まずはアプリをインストールする。その後、URLを開き直せば、会議に参加できる。ソフトさえインストールしていれば、開催も参加もほとんど手間がかからない。後は、普通に会話できる。

ソフトをインストールし、「招待」を開いたら「URLのコピー」をクリックする

受信者はURLを開くと、アカウントなしでもウェブ会議に参加できる

 1対1のウェブ会議であれば、無料プランのままでも時間に制限はない。3人以上が参加する場合は、最大40分までという時間制限は付くが、連続してウェブ会議を作成して話を続行することはできる。  筆者が経営している飲食店でも「Zoom」を導入している。複数の拠点に展開しているので、従業員が一堂に会することがものすごいコストになってしまうので、最初はFacebookメッセンジャーやFaceTimeなどを利用していたが、現在は「Zoom」一択。理由は、画質や音質のクオリティが高く、切断などが起きにくいからだ。  会議がヒートアップすると、あっという間に40分を過ぎてしまうが、そんな時はトイレ休憩を挟みつつ、管理者が会議を再度作成して招待URLを送信しておき、集まったら再開すればいい。  東京の五反田店と銀座店、筆者のオフィス、モンゴルの4拠点で会議をすることが多いのだが、まったく問題なく会話できる。モンゴルは通信状況が不安定なこともあるのだが、それでも通話は可能。なんと最大100人まで参加できるので、全国展開している企業でも利用できるだろう。  これだけでも十分ウェブ会議はできるのだが、ほかにも多数の便利機能を備えている。
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まだまだある「Zoom」の便利機能
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