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実は知らないGmailの便利技。管理とセキュリティ面で利用すべき定番機能は?

~柳谷智宣の「デジタル四方山話」第58回~

 面倒だからと、プライベートでもビジネスでも、ありとあらゆるところで1つのメールアドレスを利用していると、いろいろなリスクやデメリットが発生する。例えば、企業側から情報が漏洩した際は、そのメールアドレスで他のウェブサービスに不正アクセスされてしまう可能性が出てくる。迷惑メールやウイルスメールが送られてきたときも、どこから漏洩したのかがわからない。さらに、用途や相手によって分類するのが難しいといったネックもある。  そもそも、やりとりするシチュエーションや相手、もしくは利用するウェブサービスごとにメールアドレスを使い分ければ、情報の整理がしやすくなる。とはいえ、数個ならともかく10個以上のメールアドレスを管理するのはかえって手間がかかってしまう。  そこでオススメなのが、Gmailのエイリアス機能。1つのメールアドレスから、無限のメールアドレスを生成でき、まとめて管理できるのだ。

Gmailのエイリアス機能って使ったことある?

とっても便利なGmailのエイリアス機能

 エイリアスとは「別名」という意味で、利用しているGmailアドレスをある条件で変化させても、いつものアドレスで送受信できる仕組みだ。その条件は3つ。「+」で文字を追加する方法と、アドレス中にピリオドを入れる方法と、ドメインを「Googlemail.com」にする方法だ。  例えば、「yanagiyatomonori@gmail.com」というメールアドレスを取得している場合、「yanagiyatomonori+spa@gmail.com」でも同じように届く。メールを開けば、宛先アドレスが変化していることがわかるはずだ。「yanagiya.tomonori@gmail.com」や「yanagiyatomonori@googlemail.com」でも同様。3つを組み合わせても、問題なく届く。

「yanagiyatomonori@gmail.com」に「+spa」を追加して送信してみる

エイリアスのメールアドレスで受信できた

エイリアス機能を使ったメールアドレスの使い分け方

 利用するウェブサービスごとに、サービス名の一部を追加すると、情報漏洩時に被害を回避できる可能性が高まる。Facebookなら、「+fb」や「+facebook」などを追加すればいい。なんなら、頭文字「f」の1文字だけでも、強力なバリアになるのでオススメだ。  メールとして利用する場合も、仕事用は「+business」や「+writer」を付け、プライベートは「+p」など適当な文字を追加する手がある。ピリオドをさりげなく入れて、相手にはわからないようにエイリアスを運用することも可能だ。  返信する場合もエイリアスのメールアドレスを利用できるが、新規メールを作成する場合は設定が必要になる。「設定」の「アカウントとインポート」を開き、「他のメールアドレスを追加する」でエイリアスを追加すればいい。

返信する際に、受信したエイリアスのメールアドレスから送りたいなら、「デフォルトの返信モードを選択」で「メールを受信したアドレスから返信する」にチェックを入れておく

「設定」の「アカウントとインポート」→「他のメールアドレスを追加する」を開き、メールアドレスを入力し、「エイリアスとして使います」にチェックを入れる

送信時にもエイリアスを利用できるようになる

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エイリアス機能を使う際の注意点は?
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